Dalam perusahaan, agenda rapat adalah makanan sehari-hari yang dihadapi oleh semua orang. Pada momen tersebut biasanya orang-orang akan membuat sebuah notula rapat yang merangkum keseluruhan pembicaraan.
Tak hanya ketika rapat saja, kita biasa juga membuat notulensi atau notula rapat saat menghadiri acara seperti seminar, diskusi, atau bahkan talkshow yang membahas sebuah topik tertentu. Dengan memiliki dokumentasi berupa tulisan dari sebuah acara, akan sangat membantu untuk mendelegasi tugas ataupun berdiskusi untuk rencana selanjutnya.
Tapi, apakah kamu paham perbedaan antara notulen, notulis, dan notula rapat? Ketiganya ternyata memiliki arti yang berbeda-beda meskipun kedengarannya hampir sama. Yuk, cari tahu apa perbedaan ketiganya dalam penjelasan berikut ini!
Pengertian Notulen, Notulis, dan Notula Rapat
Notulen adalah sebuah tulisan hasil rapat atau pertemuan yang berisi semua hal yang dibahas dan mencakup informasi-informasi tambahan seperti jumlah peserta rapat, hingga keputusan yang diambil. Biasanya notulen rapat dibuat dengan sistematis karena setiap perusahaan memiliki format masing-masing. Notulen rapat juga sering disebut dengan Minutes of Meeting (MoM) dan terbagi menjadi beberapa kategori yaitu untuk rapat formal serta informal (kasual).
Sedangkan notulis adalah orang yang bertugas membuat notulen secara keseluruhan. Biasanya seorang notulis akan stand by terlebih dulu di ruang rapat dan wajib memastikan semua detail kecil dari pembahasan bisa tercatat. Seorang notulis diperbolehkan untuk menggunakan tools seperti Google Docs, Microsoft Word, Notion, atau sejenisnya untuk mempermudah saat menulis agar lebih rapi. Namun tak jarang juga para notulis masih menggunakan buku catatan sebagai catatan kasar, kemudian merapikannya melalui aplikasi agar lebih profesional.
Sementara itu, notula adalah catatan yang lebih pendek dibandingkan notulen. Seseorang yang mencatat notula biasanya hanya menuliskan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau diri mereka saja. Di dalam notula, pembahasan yang ditulis akan lebih sedikit karena fokus pada keputusan.
Perbedaan Notulen, Notulis, dan Notula Rapat
Agar kamu bisa semakin memahami apa perbedaan dari notulen, notulis, dan notula rapat, berikut adalah tabel perbandingan ketiganya adari berbagai aspek:
| Aspek | Notulen | Notulis | Notula |
| Definisi | Berisi catatan lengkap keseluruhan rapat. Informasi yang ditulis dapat digunakan sebagai acuan semua orang yang terlibat. | Seseorang yang bertugas mencatat notulen. Biasanya mereka berada di jabatan-jabatan tertentu seperti sekretaris, asisten, manajer, atau bahkan staff. | Sebuah catatan singkat yang berfokus pada kebutuhan pihak-pihak yang terkait. Bisa dikatakan bahwa notula menjadi bagian kecil dari notulen/notulensi. |
| Fungsi | Dokumentasi sekaligus arsip rapat, sehingga dipertemuan selanjutnya bisa mencatat progres apa saja yang sudah dilakukan. | Menyusun semua isi rapat ke dalam format yang rapi, profesional, dan jelas. Setelah selesai membuat notulensi, notulis akan mengirimkan dokumen notulen melalui e-mail ataupun pesan. | Notula hanya bisa menjadi sebuah arahan jangka pendek yang harus di-update di pertemuan berikutnya, |
| Tanggung Jawab | Notulen adalah tanggung jawab seorang notulis. | Semua data & informasi yang dimiliki notulis harus diberikan secara transparan kepada peserta rapat. | Dibuat oleh notulis, tetapi lebih singkat dan fokus pada inti pembahasan. |
Fungsi Notulen dan Notula Rapat
Notulen dan notula rapat memiliki beberapa fungsi yang penting, antara lain:
Dokumentasi Resmi
Adanya notulen dan notula rapat bisa menjadi arsip resmi yang memastikan semua keputusan, hasil, dan informasi bersifat sah. Untuk membuatnya aman dan rapi, biasanya para notulis akan menyimpan hasil rapat dalam bentuk dokumen yang diunggah dalam cloud atau digital storage. Sangat penting bagi sebuah notulensi untuk bersifat fleksibel, yang artinya bisa diakses oleh siapa saja yang berkepentingan dan bisa dibuka di berbagai perangkat.
Evaluasi dan Monitoring
Notulen adalah alat yang digunakan perusahaan atau pempimpin untuk mengevaluasi progres pekerjaan seseorang. Ini memungkinkan pemantauan berkelanjutan terhadap pelaksanaan keputusan dan pencapaian tujuan. Adanya dokumentasi resmi dari notulensi akan membuat proses monitoring berjalan lebih efisien karena semua milestone sudah tertulis di notulensi.
Arahan Tindakan Lanjutan
Sebuah notulen atau notula rapat memastikan bahwa semua peserta mengetahui tanggung jawab mereka dan dapat segera mengambil tindakan yang diperlukan. Bagi mereka yang bekerja dalam tim, adanya notula tentu sangat membantu jalannya komunikasi sehingga terhindar dari perbedaan persepsi atau bahkan misinformasi. Selain itu notulen juga bisa digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan atau ketidakjelasan mengenai apa yang telah dibahas atau diputuskan dalam rapat.
Mempermudah Jalannya Komunikasi
Jika notulen rapat bisa didistribusikan dengan baik pada peserta yang hadir ataupun yang berhalangan, maka penyebaran informasi saat rapat bisa berjalan lebih efektif. Notulen memudahkan penyebaran informasi lintas departemen atau tim, karena dokumen ini dapat dengan mudah dibagikan dan dibaca oleh berbagai pihak yang berkepentingan.
Di dalam notulen atau notula rapat biasanya tercatat tanggal-tanggal tenggat waktu bagi tiap orang untuk menjelaskan progres pekerjaan mereka. Tak hanya itu, ketika ada ketidakjelasan atau ketidakpastian mengenai apa yang telah dikatakan atau diputuskan, notulen dapat dirujuk untuk mendapatkan klarifikasi.
Cara Menyusun Notulen dan Notula Rapat
Ada berbagai elemen yang harus masuk ke dalam penyusunan notulen dan notula rapat. Berikut adalah cara menyusunnya yang bisa kamu ikuti:
Membuat Struktur Notulensi Rapat
Tahap pertama dalam menyusun notulen adalah dengan menyusun struktur yang tepat. Pada bagian awal, kita wajib untuk menulis keterangan seperti waktu pelaksanaan rapat, lokasi, peserta rapat, deretan topik-topik yang akan dibahas, update progres dari setiap pihak yang terlibat, serta dokumen-dokumen pendukung lainnya. Di bawah ini adalah contoh struktur notulensi rapat yang bisa dijadikan acuan:
| Hari | Senin, 11 Januari 2024 |
| Waktu | 10.00-11.00 WIB |
| Lokasi | Ruang Meeting, Lantai 5 |
| Topik | Weekly Briefing Departemen Sales & Marketing |
| Jumlah Kehadiran | 35 orang |
| Pimpinan Rapat | Bapak Rahmat Darmawan |
| Rangkuman Rapat Pekan Sebelumnya | Membahas RAB untuk marketing plan di Q2 2024Rekap revenue tahunan 2024 & progres audit keseluruhan departemenPembahasan penambahan manpower |
Mengisi Detail Informasi
Setelah selesai mengisi kerangka, kamu bisa mencatat keseluruhan informasi yang ada saat rapat. Saat rapat berlangsung, seorang notulis harus sigap dalam mencatat semua informasi yang terucap saat itu. Kamu bisa menampung semua informasi hingga rapat ditutup, kemudian merapikan dokumen tersebut agar lebih mudah dibaca dan dipahami.
Mendistribusikan ke Peserta Rapat
Setelah dokumen sudah tersusun sesuai struktur, langkah terakhir adalah mendistribusikannya ke seluruh peserta yang terlibat pada rapat. Sebisa mungkin dokumen tersebut tersedia secara digital sehingga mempermudah mobilitas semua orang.
Masih merasa kesulitan untuk membuat notulen rapat? Saatnya gunakan Xerpihan untuk membuat notulen rapat otomatis. Cepatnya sebuah meeting berjala sering kali membuat para notulen maupun sekretaris kewalahan untuk membuat rangkuman setiap informasinya.
Oleh karena itu, Xerpihan hadir untuk membantu segala keperluan rapat hanya menggunakan satu tools saja. NOOT by Xerpihan adalah sebuah tools berbasis teknologi Artficial Intelligence yang mampu meningkatkan produktivitas untuk kebutuhan linguistik dan rapat. NOOT mampu membuat transkripsi secara langsung berdasarkan video ataupun rekaman suara yang kamu miliki menjadi sebuah notulen rapat yang siap dibagikan.
Ada berbagai keuntungan yang bisa kamu dapatkan saat menggunakan NOOT by Xerpihan mulai dari dukungan customer service 24/7, integrasi ke dalam berbagai jenis bahasa, dipercaya oleh ribuan klien dari berbagai perusahaan ternama Indonesia, dan fitur linguistik lengkap yang membantu dalam berbagai kondisi pekerjaan.
Yuk, coba langsung NOOT by Xerpihan sekarang!
