Apa itu Notulen Otomatis? Ternyata Begini Cara Membuat Notulen dengan Mudah!

Dalam dunia bisnis, notulensi adalah hal yang sangat penting terutama pada saat melaksanakan meeting. Notulen berfungsi sebagai ringkasan berjalannya rapat dan juga merangkum berbagai keputusan hingga informasi yang disampaikan oleh setiap orang. Seiring berjalannya waktu, kini kita dimudahkan dengan adanya teknologi yang membantu dalam membuat notulen ototmatis.

Sering kali kita merasa kewalahan dalam membuat sebuah notulen karena jalannya rapat yang terlalu intens sehingga ada banyak hal yang terlewat dalam catatan. Hadirnya notulen otomatis menjadi salah satu terobosan terbaik untuk membantu meningkatkan produktivitas saat bekerja. 

Saatnya cari tahu lebih dalam mengenai apa itu notulen otomatis dan bagaimana cara membuatnya lewat ulasan berikut ini!

Apa Itu Notulen Otomatis?

Notulensi adalah catatan yang dibuat mengenai hasil rapat, baik dalam pertemuan formal maupun kasual. Secara tidak langsung notulen adalah dokumentasi bagaimana jalannya rapat yang nantinya digunakan sebagai dokumen resmi perusahaan. Membuat notulen pun harus cepat dan menyesuaikan tempo rapat, sehingga keseluruhan catatan lengkap serta tidak melewatkan informasi yang penting. 

Umumnya orang yang membuat notulensi adalah sekretaris atau karyawan yang turut hadir dalam rapat. Nantinya, notulen ini bisa menjadi pembahasan pada rapat selanjutnya ataupun langsung didelegasikan pada orang-orang yang terlibat. 

Minutes of Meeting (MoM) adalah istilah lain yang sering digunakan untuk menyebut notulensi rapat. Dalam sebuah notulensi rapat, kita harus mencantumkan informasi detil seperti waktu rapat, agenda, keputusan yang diambil, serta catatan penting lainnya. 

Jika dulu banyak orang membuat notulensi berupa catatan tertulis menggunakan buku atau kertas, kini kita dimudahkan dengan berbagai tools notulen otomatis yang bisa diakses dengan laptop atau HP. 

Apa Saja yang Harus Ada dalam Notulen?

Ada berbagai elemen yang harus dicantumkan pada sebuah notulensi rapat. Berikut adalah poin-poin yang harus ada dalam setiap notulen:

• Informasi Umum: Informasi umum yang harus ada dalam sebuah notulensi rapat adalah hari/tanggal, waktu, jumlah peserta, pemimpin rapat, dan juga nama pembuat notulensi.
• Topik yang Dibahas: Untuk mempermudah pada saat membaca notulensi, kita bisa membagi topik bahasan rapat menjadi subjudul yang berbeda. Kamu bisa menambahkan berbagai elemen seperti grafis, tabel, gambar, dan sejenisnya untuk mempermudah memahami informasi yang disampaikan. Apabila terdapat link atau URL yang dijadikan rujukan informasi, jangan lupa untuk mencantumkannya ke dalam notulensi rapat.
• Keputusan yang Diambil Saat Rapat: Beberapa rapat atau meeting memiliki tujuan untuk menentukan sebuah proyek atau hanya melakukan update dari progres yang dilakukan. Jika terdapat sebuah keputusan yang diambil saat rapat, kita sebagai notulen harus mencatatnya dalam notulensi. Tambahkan keterangan kecil mengenai waktu pelaksanaan kegiatan ataupun pihak-pihak lainnya yang terlibat.
• Catatan Kecil: Tak jarang kita melewatkan informasi penting pada saat berlangsung. Maka dari itu, sangat penting untuk selalu membuat catatan kecil yang bersifat cadangan, sehingga kita bisa menyusunnya pada saat akhir rapat.  Sebelum notulen mengirimkan hasil MoM rapat, lakukan pengecekan kembali apakah semua informasi yang ada sudah runtut dan jelas. Biasanya pada pertemuan selanjutnya pemimpin rapat akan melakukan crosscheck mengenai hasil rapat pekan sebelumnya.

Cara Membuat Notulen Otomatis dengan Mudah

Teknologi Artificial Intelligence menjadi salah satu cara paling efektif untuk membuat notulen otomatis pada saat rapat. Terdapat berbagai platform yang saat ini menggunakan AI untuk membantu kita membuat notulensi, salah satu contoh yang paling populer adalah Zoom.

Zoom menjadi aplikasi yang mendadak booming akibat pandemi yang terjadi beberapa tahun lalu. Ada banyak orang dan perusahaan yang mengandalkan platform ini untuk melakukan online meeting bahkan hingga saat ini. Oleh karena itu, mereka merilis sebuah fitur AI notulen rapat Zoom yang bisa membuat ringkasan secara otomatis.

Selain Zoom, kamu bisa mengikuti beberapa cara berikut ini untuk membuat notulensi otomatis yang akurat, detil, dan jelas:

• Pilih tools yang tepat untuk membuat notulensi. Ada berbagai pilihan platform yang bisa dicoba saat ini, NOOT by Xerpihan bisa jadi alternatif untuk kamu yang ingin membuat notulensi AI notulen rapat bahasa Indonesia.
• Buat akunmu pada NOOT by Xerpihan, kemudian pilih paket berlangganan yang sesuai dengan kebutuhanmu.
• Fitur AI yang ada di NOOT akan secara otomatis membuat transkripsi bagaimana jalannya rapat kedalam berbagai bahasa. Di sisi lain, NOOT juga akan membantumu untuk mengintegrasikan hasil meeting pada kolega maupun pihak yang terlibat menggunakan fitur Collaboration.

Conton Notulensi Rapat

Nah, jika kamu masih merasa kebingungan mengenai contoh notulensi rapat yang benar, di bawah ini adalah beberapa template MoM yang bisa kamu ikuti:

1. Notulensi Rapat Formal

2. Notulensi Rapat Kasual

PT Maju Sejahtera

Notulensi Rapat

Rapat Tim Proyek Alpha

Tanggal: 23 Juni 2024

Waktu: 09:00 – 11:00

Tempat: Ruang Rapat Utama / Zoom
____________________

Daftar Hadir:

• Budi Santoso – Ketua Rapat
• Ani Lestari – Manajer Proyek
• Dedi Kusuma – Pengembang Senior
• Siti Rahma – Analis Bisnis
• Rudi Pratama – Pengembang
• Dewi Anggraeni – Notulis

Ringkasan Diskusi:

1. Progress Proyek

• Ani Lestari mengatakan bahwa 80% dari target bulan ini telah tercapai. Fitur-fitur utama telah selesai dikembangkan dan testing awal pada aplikasi menunjukkan hasil yang memuaskan.

2. Evaluasi Hasil Sprint Terakhir

• Dedi Kusuma menjelaskan juga bahwa bahwa sprint terakhir berhasil diselesaikan tepat waktu, namun terdapat beberapa bug minor yang ditemukan saat testing berjalan.
• Rudi Pratama menambahkan bahwa waktu testing perlu diperlama sehingga mencegah bug yang tidak terdeteksi dan bisa menemukan solusi yang tepat sebelum akhirnya diluncurkan ke user.

3. Next Plan

• Siti Rahma mengusulkan agar tim fokus pada peningkatan user interface untuk meningkatkan experience pengguna.
• Budi Santoso menyetujui usulan tersebut dan menambahkan bahwa fokus juga harus diberikan pada optimalisasi performa sistem.

4. Solving

• Rudi Pratama menaikkan isu terkait integrasi API dengan sistem eksternal yang mengalami keterlambatan.
• Ani Lestari menyarankan untuk mengadakan sesi kerja khusus dengan tim terkait untuk mempercepat penyelesaian isu tersebut.

Need to Do

• Dedi Kusuma – Melakukan testing tambahan dan memperbaiki bug minor (Deadline: 25 Juni 2024).
• Rudi Pratama dan Siti Rahma – Mengembangkan desain UI dan membuat journey user semakin mudah (Deadline: 30 Juni 2024).
• Ani Lestari – Mengkoordinasikan sesi kerja dengan seluruh tim Front & Back-End (Deadline: 27 Juni 2024).

Kesalahan dalam Penulisan Notulensi Rapat

Perlu diperhatikan juga bahwa ada beberapa kesalahan yang sering dilakukan oleh para notulen dalam membuat catatan rapat. Ini dia beberapa hal yang harus dihindari pada penulisan MoM:

• Notulensi tidak menjelaskan poin utama rapat, alhasil terlalu banyak mencantumkan informasi-informasi kecil yang bukan menjadi topik pembahasan utamanya. Notulensi harus fokus pada poin-poin utama dan keputusan yang diambil, bukan setiap kata yang diucapkan.
• Tidak mencatat keputusan penting yang diambil saat rapat. Mengabaikan ini dapat menyebabkan kebingungan dan kurangnya akuntabilitas dalam sebuah notulensi.
• Menunda penulisan atau distribusi notulensi dapat menyebabkan hilangnya informasi penting karena ingatan yang memudar. Notulensi sebaiknya disusun dan didistribusikan segera setelah rapat.
• Tidak mengonfirmasi catatan dengan anggota rapat sehingga menyebabkan kesalahpahaman atau pencatatan informasi yang salah. Sebaiknya selalu meminta feedback ataupun konfirmasi atas notulensi sebelum finalisasi dapat membantu memastikan keakuratan.
• Setelah notulensi disebarluaskan, penting untuk selalu mengecek progres dari poin-poin yang tercantum. Notulen bisa melakukan follow-up pada pihak terkait mengenai progres dari pekerjaan yang mereka lakukan. 

Gunakan Noot by Xerpihan, Solusi Notulen Rapat Otomatis Terbaik

Masih merasa kesulitan untuk membuat notulen rapat di kantor? Saatnya gunakan Xerpihan untuk membuat notulen rapat otomatis. Cepatnya sebuah meeting berjalan sering kali membuat para notulen maupun sekretaris kewalahan untuk membuat rangkuman setiap informasinya.

Oleh karena itu, Xerpihan hadir untuk membantu segala keperluan rapat hanya menggunakan satu tools saja. NOOT by Xerpihan adalah sebuah tools berbasis teknologi Artficial Intelligence yang mampu meningkatkan produktivitas untuk kebutuhan linguistik dan rapat. NOOT mampu membuat transkripsi secara langsung berdasarkan video ataupun rekaman suara yang kamu miliki menjadi sebuah notulen rapat yang siap dibagikan.

Ada berbagai keuntungan yang bisa kamu dapatkan saat menggunakan NOOT by Xerpihan mulai dari dukungan customer service 24/7, integrasi ke dalam berbagai jenis bahasa, dipercaya oleh ribuan klien dari berbagai perusahaan ternama Indonesia, dan fitur linguistik lengkap yang membantu dalam berbagai kondisi pekerjaan.